Acces es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
Herramientas:
Herramientas:
Tablas:
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla.
¿Cómo realizar una base de datos en Access?
- Acceder a un nuevo archivo de Access y seleccionar Base de datos en blanco.
- Debemos crear una carpeta nueva en el ícono del folder que se encuentra en la parte derecha de nuestro nuevo documento.
- Una vez creada y dado el nombre que deseemos, damos clic en crear para que nos abra el nuevo archivo.
- Una vez que se haya creado el archivo, podemos comenzar a llenar la base de datos según sea la necesidad de nuestra información.
- Podemos ir asignando los nombres a los campos y llenar los registros con nuestros datos.
- Una vez creada la base de datos podemos hacer modificaciones según sea nuestra necesidad de información.
- Podemos configurar el tipo de campo que necesitemos, desplegando la pestaña que tenemos y seleccionar el tipo deseado.
- En la pestaña inicio encontramos la opción Ver donde contamos con la opción de Diseño, donde podemos modificar las opciones de los campos.
- En la barra de herramientas, encontramos la pestaña de Crear donde encontramos las utilidades de nuestro Access, como lo son las Consultas, los Formularios y los Informes.
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla.
¿Cómo realizar una base de datos en Access?
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla.
¿Cómo realizar una base de datos en Access?
- Acceder a un nuevo archivo de Access y seleccionar Base de datos en blanco.
- Debemos crear una carpeta nueva en el ícono del folder que se encuentra en la parte derecha de nuestro nuevo documento.
- Una vez creada y dado el nombre que deseemos, damos clic en crear para que nos abra el nuevo archivo.
- Una vez que se haya creado el archivo, podemos comenzar a llenar la base de datos según sea la necesidad de nuestra información.
- Podemos ir asignando los nombres a los campos y llenar los registros con nuestros datos.
- Una vez creada la base de datos podemos hacer modificaciones según sea nuestra necesidad de información.
- Podemos configurar el tipo de campo que necesitemos, desplegando la pestaña que tenemos y seleccionar el tipo deseado.
- En la pestaña inicio encontramos la opción Ver donde contamos con la opción de Diseño, donde podemos modificar las opciones de los campos.
- En la barra de herramientas, encontramos la pestaña de Crear donde encontramos las utilidades de nuestro Access, como lo son las Consultas, los Formularios y los Informes.
CONSULTAS:
De las tablas, si queremos, podemos extraer información filtrada según nuestras necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o eliminar ciertos registros que cumplan una determinada condición. Para todo esto y mucho mas se usan las consultas.
- Para iniciar las consultas de los datos que se tienen seleccionamos el asistente en la herramienta de Consultas.
Podemos seleccionar la opción que deseemos y damos clic en Aceptar.
- Nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar los campos requeridos utilizando las flechas. Una vez seleccionados, damos clic en Siguiente.
- En la última ventana tenemos la opción de cambiar el nombre de nuestra consulta y la manera de abrir la misma.
- Una vez finalizado nos abrirá el archivo de consulta de lado derecho de nuestro archivo.
- Para crear la consulta deseada, vamos a la pestaña de Inicio y seleccionamos la opción de Diseño, nos abrirá la hoja de tal manera que podamos editar los campos sobre la consulta que deseemos. Por ejemplo: en localidad, entre comillas escribimos la palabra “Manzanillo” y damos clic en Ejecutar en la barra de Herramientas.
- Una vez realizado nos regresará a la vista Tabla donde podemos obtener la Consulta.
- Podemos utilizar comodines que nos ayuden a realizar las consultas. Entre ellos están:
- · El asterisco ( * ).
- · Las comillas (“ ”).
- · El mayor y menor que (< , >).
- · La Y ( Y ).
- Para iniciar las consultas de los datos que se tienen seleccionamos el asistente en la herramienta de Consultas.
- Nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar los campos requeridos utilizando las flechas. Una vez seleccionados, damos clic en Siguiente.
- En la última ventana tenemos la opción de cambiar el nombre de nuestra consulta y la manera de abrir la misma.
- Una vez finalizado nos abrirá el archivo de consulta de lado derecho de nuestro archivo.
- Para crear la consulta deseada, vamos a la pestaña de Inicio y seleccionamos la opción de Diseño, nos abrirá la hoja de tal manera que podamos editar los campos sobre la consulta que deseemos. Por ejemplo: en localidad, entre comillas escribimos la palabra “Manzanillo” y damos clic en Ejecutar en la barra de Herramientas.
- Una vez realizado nos regresará a la vista Tabla donde podemos obtener la Consulta.
- Podemos utilizar comodines que nos ayuden a realizar las consultas. Entre ellos están:
- · El asterisco ( * ).
- · Las comillas (“ ”).
- · El mayor y menor que (< , >).
- · La Y ( Y ).
FORMULARIO:
Esta es la parte más amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma más práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.
- Para realizar un formulario podemos auxiliarnos de del asistente que se encuentra en la pestaña de Formularios en la Barra de Herramientas de Crear. Nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar las opciones que deseamos. Una vez seleccionado damos clic en Siguiente.
- Nos redirigirá a una nueva ventana donde podemos seleccionar la distribución del formulario. Una vez seleccionado damos en Siguiente.
- En la última ventana podemos asignar el nombre del formulario y seleccionar la forma en que deseemos se abra. Y damos clic en finalizar.
- Una vez creado el formulario nos lo abrirá de la siguiente manera:
- Para poder modificar la apariencia del formulario vamos a la pestaña Diseño. Podemos cambiar el acomodo de las preguntas, el color de éstas y del fondo de la hoja.
- Podemos hacer el diseño que deseemos quedando de la siguiente forma.
- En vista de Diseño de Formulario quedaría de la siguiente manera:
Esta es la parte más amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma más práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.
- Para realizar un formulario podemos auxiliarnos de del asistente que se encuentra en la pestaña de Formularios en la Barra de Herramientas de Crear. Nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar las opciones que deseamos. Una vez seleccionado damos clic en Siguiente.
- Nos redirigirá a una nueva ventana donde podemos seleccionar la distribución del formulario. Una vez seleccionado damos en Siguiente.
- En la última ventana podemos asignar el nombre del formulario y seleccionar la forma en que deseemos se abra. Y damos clic en finalizar.
- Una vez creado el formulario nos lo abrirá de la siguiente manera:
- Para poder modificar la apariencia del formulario vamos a la pestaña Diseño. Podemos cambiar el acomodo de las preguntas, el color de éstas y del fondo de la hoja.
- Podemos hacer el diseño que deseemos quedando de la siguiente forma.
- En vista de Diseño de Formulario quedaría de la siguiente manera:
MACROS EN FORMULARIO.
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles.
- La función de las macros nos permite efectuar acciones de manera rápida. Para hacerlo podemos hacerlo en la opción de Diseño en la pestaña de Herramienta de diseño de Formulario.
- Seleccionamos la opción de botón y realizamos la forma dentro de la hoja de formulario. Nos abrirá una ventana donde podemos editar la acción que deseemos realice la macro.
- Seleccionamos en la siguiente ventana el tipo de forma que deseemos, ya sea texto o imagen. Y damos siguiente.
- Cambiamos el nombre del botón y damos finalizar.
- Se ingresará el botón a nuestro formulario. Una vez insertado podemos editar el tamaño seleccionándolo y estirando los nodos. También podemos cambiar el color de la macro dando clic derecho sobre el botón y seleccionando la opción color de fondo.
- De esa forma también podemos hacer otras ediciones.
- Una vez ingresados todos los botones nos quedará algo como el siguiente ejemplo.
- En vista Diseño quedaría algo así:
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles.
- La función de las macros nos permite efectuar acciones de manera rápida. Para hacerlo podemos hacerlo en la opción de Diseño en la pestaña de Herramienta de diseño de Formulario.
- Seleccionamos la opción de botón y realizamos la forma dentro de la hoja de formulario. Nos abrirá una ventana donde podemos editar la acción que deseemos realice la macro.
- Seleccionamos en la siguiente ventana el tipo de forma que deseemos, ya sea texto o imagen. Y damos siguiente.
- Cambiamos el nombre del botón y damos finalizar.
- Se ingresará el botón a nuestro formulario. Una vez insertado podemos editar el tamaño seleccionándolo y estirando los nodos. También podemos cambiar el color de la macro dando clic derecho sobre el botón y seleccionando la opción color de fondo.
- De esa forma también podemos hacer otras ediciones.
- Una vez ingresados todos los botones nos quedará algo como el siguiente ejemplo.
- En vista Diseño quedaría algo así:
INFORMES:
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
- Para crear el informe seleccionamos el asistente de la barra de Crear en la opción de Informes. Nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar los datos de los que deseamos obtener el informe. Una vez seleccionados damos clic en Siguiente.
- En la siguiente ventana podemos seleccionar la prioridad con que deseemos se agreguen los datos del informe. Una vez organizado damos clic en Siguiente.
- Podemos seleccionar la forma en que deseemos sea la información.
- Podemos editar la distribución de los datos.
- Editamos el nombre del Informe y la vista de éste. Damos en finalizar para obtener la información.
- De la misma manera podemos editar los colores de fondo de la hoja y de las preguntas.
- Una vez finalizado obtendremos la vista del informe.
La finalidad de Access es facilitarnos el almacenamiento y manejo de la información. De esta manera podemos consultar y realizar informes de los datos que nos sean de utilidad.
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
- Para crear el informe seleccionamos el asistente de la barra de Crear en la opción de Informes. Nos abrirá una ventana donde podemos seleccionar los datos de los que deseamos obtener el informe. Una vez seleccionados damos clic en Siguiente.
- En la siguiente ventana podemos seleccionar la prioridad con que deseemos se agreguen los datos del informe. Una vez organizado damos clic en Siguiente.
- Podemos seleccionar la forma en que deseemos sea la información.
- Podemos editar la distribución de los datos.
- Editamos el nombre del Informe y la vista de éste. Damos en finalizar para obtener la información.
- De la misma manera podemos editar los colores de fondo de la hoja y de las preguntas.
- Una vez finalizado obtendremos la vista del informe.
La finalidad de Access es facilitarnos el almacenamiento y manejo de la información. De esta manera podemos consultar y realizar informes de los datos que nos sean de utilidad.
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